Home Working: Cómo convertir un espacio doméstico en una oficina productiva

Trabajar en casa fue, desde siempre, uno de los idilios de todo trabajador. Hoy en día, los que nos consideramos flexible workers demandamos libertad para trabajar en cualquier sitio y nuestra casa puede considerarse la casa matriz.

En la actualidad, a pesar de que la mayor “preocupación” de los empleadores para apostar por la efectividad de este modelo es entender cómo garantizar la productividad del colaborar a distancia, más de 9000 millones de puestos de trabajo son generados por esta modalidad a nivel mundial y, en nuestro continente, países como Argentina y Colombia son pioneros en el desarrollo de este modelo. Sin embargo, en el Perú su práctica se está volviendo cada vez más continua, principalmente, en empresas del ámbito privado corporativo y de emprendedores.

Luis Arce, Gerente de 3g Office en Perú nos comenta cuáles son los requisitos básicos para que un espacio físico cotidiano se transforme en nuestro “centro de labores” y nos permita el confort, pero sobre todo, la funcionalidad que requerimos para dar grandes resultados a nuestros empleadores o a nuestra misma empresa. Tengamos en cuenta que el factor de espacio físico representa casi el 60% del éxito de la productividad de este modelo, por lo que es importante darle el tiempo necesario para crear un buen espacio para trabajar.

1. Blinde su nueva oficina. Sea cual sea el ambiente, tamaño y espacio con el que cuente para su oficina, aléjese de las distracciones o espacios de tránsito para evitar la falta de concentración e interrupciones. Conviene, en este caso, disponer de un entorno de trabajo profesional, aislado en la medida de lo posible de las interferencias habituales de un domicilio familiar y con el equipamiento necesario para atender cualquier necesidad laboral. No es necesario poder recibir a los clientes en él ni disponer de un lugar para reuniones de trabajo. Para estos casos existen alternativas, como centros de negocio o espacios coworking y de colaboración. 
2. Organización del tiempo y disciplina. Es muy importante establecer una jornada de trabajo. El homeworker trabaja siempre, según el creer popular, la costumbre y los anuncios de las compañías de telefonía móvil. Pero no debe ocurrir así. El homeworker debe autoimponerse una jornada laboral. Es mucho mejor si ese horario permite, además, conciliar la vida familiar. Y de la misma forma debe ser capaz de educar a sus clientes, que con facilidad tienden a pensar que se está disponible las 24 horas del día y 7 días a la semana. Accesible para una emergencia o una necesidad puntual, por supuesto. Trabajando permanentemente, no.

Conseguirlo es cuestión, entre otras cosas, de disciplina, de establecer unos hábitos que satisfagan al cliente, de no fallar. Y de evitar costumbres como responder un correo con la noche bien entrada, pensando en que de esa manera el cliente se encontrará la respuesta por la mañana. Esa misma respuesta, a primera hora del día, tiene el mismo efecto y permite además la continuidad en la conversación. 

3. Ilumine correctamente su espacio. Garantizar un buen sistema de iluminación es indispensable. Lo mejor es aprovechar la luz natural a través de las ventanas, aunque no siempre es posible. De no serlo, el uso de lámparas o focos de luz blanca permitirán, no solo facilidad operativa, sino también la creación de un ambiente físico cómodo para el trabajador.
4. Ordene su espacio. Siendo que los espacios en casa pueden ser reducidos (a no ser que se cuente con una habitación o espacio independiente), le recomendamos optar por estructuras organizadoras flotantes, como estantes o cajoneras, que le permitan el ahorro de espacio de piso y una mayor practicidad para el ordenamiento de los elementos de la oficina.
5. Piense en color. El uso de color en el espacio es también importante para incentivar la buena iluminación física y la segmentación de sectores en la nueva “oficina”. Le recomendamos el uso de colores claros y cálidos.
6. Invierta en mobiliario. La tendencia nos lleva a apostar por el conocido “menos es más”. Esto se traduce en no apostar por el uso de excesivo mobiliario, sino en hacer un uso funcional de algunos elementos. Existen muchas opciones actualmente que cumplen con esta característica, como mesas amplias de trabajo, una buena silla ergonómica, estantes o archivadores al aire.

Los objetos o muebles decorativos no son, necesariamente, lo recomendable para nuestra oficina en casa. Es mejor anteponer objetos productivos a apariencia.

7. Huir de la soledad. La soledad es muy buena compañera cuando se necesita concentración, pero no lo es tanto para una consulta, un descanso o simplemente cuando se echa de menos el trabajo en equipo. Un consejo para huir de la soledad es no abusar de los e-mails y “practicar” el teléfono. Un café con un cliente o colaborador, sin otro objetivo que charlar un rato y compartir ideas y conocimientos, debe formar parte de la rutina diaria del homeworker. Del mismo modo, se deben incorporar a la agenda tantos actos, encuentros, jornadas, conferencias o cursos como estén al alcance. En esos lugares se potencia el networking.
8. Tecnología: La gran aliada del homeworker es la tecnología. Contar con tecnología de última generación que nos permita estar siempre conectados, actualizar y compartir documentos, es imprescindible para un trabajador flexible.