Planificación Efectiva

Planificación que significa: Plan general, científicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado. Como bien lo define su significado; nos habla de lograr un objetivo; es allí, donde entramos en otro problema y nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Que es un objetivo? y la respuesta es, que un objetivo tiene características muy claras y puntuales como su definición: Blanco para ejercitarse en el tiro y cualquier otro objeto sobre el que se dispara un arma de fuego, en otras palabras, lograr algo concreto. Por lo tanto con los años de experiencia; deseo compartir con ustedes una Herramienta que debemos tener presente para lograr que; la Planificación o todo aquello que planifiquemos se logre dentro de los tiempos establecidos y los recursos asignados o mas bien los requeridos. Que los Recursos Humanos involucrado administre el tiempo de manera racional, y que el costo estimado sea el componente, que nos debe llevar a tomar una decisión y no el hecho simple de tratar de cumplir el objetivo sin tener presente todas las variables.

Hoy más que antes; en este mundo global y competitivo donde el enfoque sistémico se convierte en un tema de vital relevancia ante todo proceso de planificación, por lo tanto, planteo una herramienta sencilla de aplicar; denominado:

El TRIANGULO DE LA PLANIFICACION EFECTIVA que se compone de tres vértices, cada vértice con un claro desempeño dentro del funcionamiento eficaz de la PLANIFICACION EFECTIVA, empezando por:

a) PLAN DE ACCION, es uno de los vértices que debe contener claramente los 5W y las 2H para poder contemplar como mínimo variables importantes. Las 5W-2H es una técnica desarrollada en los Estados Unidos, pero aplicada principalmente en Japón con el ciclo de control Plan Do Check Action; imagina un circulo dividido en cuatro partes iguales cada parte tomara el nombre Planear, Hacer, Verificar y Tomar Acción, pero en cada sección a su vez se debe aplicar 5W-2H es decir para planear debes preguntarte y contestarte What = ¿Qué?; Who = ¿Quién?, Where = ¿Dónde?, When = ¿Cuándo?, Why = ¿Porqué?, How = ¿Cómo? y el más importante de Todos How Much = ¿Cuánto?. En este vértice, muchos de nosotros cuando tenemos que hacer un plan de acción, no tenemos presente que puntos contemplar para lograr la planificación efectiva, ello solamente se logra utilizando herramientas como la propuesta.

Así mismo, para que este vértice funcione, tenemos que pasar al segundo vértice que es:

b) LA COORDINACION, que en en el contexto de la organización empresarial, la coordinación se define como: La integración y enlace de distintos departamentos con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas. Que partiendo de esta definición es importante que enlacemos las actividades que están relacionadas con los Recursos Humanos, y es allí que muchas veces fracasa el PLAN DE ACCION; entonces COORDINACION desde un punto mas conceptual se convierte en un proceso permanente; que en Ingeniería Concurrente se interpreta que debe funcionar permanentemente. Y por último para que estos dos funcionen pasamos al Tercer vértice.

c) LA COMUNICACIÓN, palabra muy conocida pero sin embargo poco implantada en su verdadera dimensión, alcance y profundidad. COMUNICACIÓN que se compone por fuente, emisor o codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario); al cual le vamos agregar Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele llamarse ruido Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.

Como vemos hablar del triangulo de la PLANIFICACION EFECTIVA es estar hablando de un enfoque sistémico; del conjunto de todos estos elementos articulados de forma sincronizada, buscando un objetivo permanente; donde el control del tiempo, dentro de la administración del tiempo de los involucrados, juega un papel preponderante y el control de los riesgos asociados a cada una de de estos vértices.

Aquí tenemos una herramienta para utilizar la próxima vez que queramos lograr un objetivo.

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