Sábado 20 de abril 2024 | Contáctenos
Debe tener presente que su misión no consiste en formular la invitación y trasladar a otros la organización, pormenores y obligaciones durante el evento. Esto debe tenerlo en consideración por más sencilla e íntima que sea la reunión. Superior será su dedicación si planea un suceso empresarial en donde tiene la intención de cerrar negocios y exhibir la imagen de su compañía.
El rol de un anfitrión con ‘sentido común’ está más allá de algunos conceptos tradicionales. Tiene que tener criterio para seleccionar sus invitados, escoger el menú adecuado, optar la hora y local propicio, determinar la formalidad o informalidad del encuentro, emplear la vestimenta apropiada, observar la limpieza, arreglo y decoración del recinto, formular las invitaciones con antelación y deferencia, entre otros pormenores que aseguren el éxito del acontecimiento.
Algo que cuestiono, con firmeza por cierto, es la ausencia de esmero en las invitaciones que se hacen sin guardar mínimas cortesías. Una invitación informal no debe producirse con menos de ocho días. Sin embargo, conozco entidades (incluso educativas) y amigos que invitan con uno, dos o tres días de antelación a festividades que por sus características ameritan significativa anticipación. Eso es parte esencial del tratamiento que usted merece cuando sea invitado: no lo olvide y hágase honrar en toda eventualidad.
Tengo por política declinar siempre convocatorias de última hora (familiares o corporativas) que me puedan hacer sospechar que mi nombre está en un listado de ‘suplentes’ llamados por la ausencia de los ‘titulares’, o que muestra visible improvisación. En la vida hay que darse su lugar, ello dice bastante de su autoestima y respeto consigo mismo. ¡Recuérdelo!
Para empezar, el anfitrión estará en la entrada (de la casa o sitio de reunión) recibiendo a los concurrentes. Si la invitación es con esposa, se hará acompañar -de ser casado- de su cónyuge. Debe coordinar y asegurar que todo esté listo -como mínimo- con una hora de antelación a la fijada para la aparición de los asistentes.
Es lamentable y, por lo tanto, una falta de respeto que usted al llegar puntual a un evento se encuentre con la ‘sorpresa’ de que las luces todavía están apagadas, recién se están instalando las mesas y equipos de sonido, los anfitriones no han concluido de alistarse y existe una visible carencia de planificación. Eso es tan usual y ‘aceptado’ en Lima, como el arroz con leche. ¡Qué vergüenza!
Ofrezca un aperitivo con unos pequeños bocaditos antes de pasar al comedor. Es conveniente que el mayordomo exhiba en el azafate bebidas sin alcohol y gran cantidad de servilletas de bar. Cuando es un círculo formal, deberá existir personal de servicio que puede no requerirse en una situación informal. Un mozo, bien dirigido y capacitado, ayudará en la correcta atención.
El anfitrión garantiza que cada invitado esté cómodo y se lleve un provechoso recuerdo. No es difícil, pero exige conocer detalles que olvidan las personas e instituciones. Conozco ‘anfitriones’, incluso dueños y directores de organizaciones, que se comportan como invitados y, únicamente, conversan y se interesan en su círculo de allegados. Es decir, se ‘olvidan’ de su función que busca vincular e integrar a los partícipes, fomentar temas de tertulia, verificar que todo funcione y desarrollar sus habilidades sociales. De esta forma, hará grata la actividad.
Hay otro aspecto no menos primordial. El anfitrión determina las precedencias en las mesas alternando una dama con un caballero. Recomiendo que los integrantes de cada mesa conformen un grupo homogéneo en términos culturales, sociales y de educación, para evitar actitudes discordantes en la jornada. Puede colocar un letrero pequeño en cada ubicación con el nombre, así facilitará al comensal conocer su sitio y evitará esa ‘criolla’ costumbre de sentarse dos amigas juntas y dos o tres hombres contiguos.
Algunos consejos rápidos que no puedo omitir: tener cubiertos de recambio y que sean de buena calidad las copas, azafates y el menaje empleado; observe si algún invitado requiere algo en particular; demuestre su obligación en hacer sentir cómodos a sus comensales; tenga analgésicos por si alguien se siente mal y acondicione una habitación en caso de emergencia.
En su baño posea colonia, peines, papel higiénico, toallas de recambio y pañuelos de papel y, claro está, que luzca pulcro; si un invitado rompe una copa, disimule y evite hacerlo sentir mal; oriente la conversación hacia contenidos amenos, positivos y que motiven la intervención de todos.
No permita discusiones acaloradas o que se hable mal de una persona ausente. Usted será responsable de lo acontecido en su evento y tome en cuenta, al momento de adoptar una decisión, las palabras del orador, político y filósofo latino Marco Tulio Cicerón: “Haz aquello que sea lo mejor que haya que hacer”.
Por Wilfredo Pérez Ruiz
Expositor de etiqueta social en el Instituto de Secretariado ELA y la Corporación Educativa Columbia. Docente y consultor en protocolo, imagen personal e institucional y etiqueta.
