Empatía y calidad en la atención al cliente

La empatía, dijimos, es: “La capacidad de entender los pensamientos y emociones ajenas, de ponerse en el lugar de las demás y compartir sus sentimientos. No es necesario pasar por iguales vivencias para interpretar mejor a los que nos rodean, sino ser capaces de captar los mensajes verbales y no verbales que la otra persona quiere transmitir y hacer que se sienta comprendida”.

“Debemos contribuir todos a formar una sociedad de seres empáticos, hábiles para respetar y aceptar al prójimo. Esta empieza a ampliarse en la infancia. Los padres son los que resguardan las expectativas afectivas de los hijos y les enseñan no solo a expresar los propios sentimientos, sino a descubrir y vislumbrar a los demás”.

La empatía debe tenerse en cuenta en la atención al cliente. Es una herramienta trascendental para conocer las expectativas e impresiones del público y, consecuentemente, actuar en forma asertiva y oportuna.

No es un proceso largo, a veces solo toma un momento comprender lo que el usuario está viviendo: "Yo entiendo por qué se siente de esa manera" o "también me sentiría de esa forma si estuviera en su situación".

La persona que atiende al público aplica la empatía cuando escucha el significado oculto de lo que este está diciendo, al reconocer la emoción y, además, cuando ofrece asistencia. Es pertinente cuando se trata de un comprador irritado o alterado. Cuando los consumidores son emocionales, es difícil que actúen racionalmente debido a la forma en que está estructurado el cerebro humano.

La empatía permite calmar a un sujeto emocional, reconociendo sus inquietudes. Es muy poderosa porque difunde la emoción. Si desea tratar racionalmente a un cliente emocional o simplemente quiere garantizar que la interacción no desemboque en una emocional, use la empatía.

De otra parte, deseo compartir unas pautas básicas de cortesía a la clientela. Salude con visible cortesía; no mastique goma de mascar, no coma caramelos o bocaditos mientras habla con un cliente; nunca pase por alto a nadie, trate bien al posible consumidor y a quienes lo acompañan; muéstrese amistoso y cordial; manténgase tranquilo, el nerviosismo le puede provocar malas posturas corporales o movimientos  repentinos.

Responda todas las preguntas con respuestas directas, considere que no existen malas interrogantes; exhiba paciencia, serenidad y estabilidad en sus emociones; agradezca al interesado cuando concluya la conversación; una sonrisa agradable es una de las virtudes más meritorias que pueda tener quien se dedica a las ventas. Su gesto debe ser sincero y recuerde: “No cuesta nada y lo puede todo”.

Con frecuencia acudo a tiendas en donde las personas encargadas de ventas carecen de habilidades y consideraciones al público, tienen deficiente apariencia, tutean, asumen actitudes de extrema confianza, no cuentan con buena pronunciación, dicción e información acerca del producto o servicio que ofrecen. Incluso no están debidamente documentadas de sus características y pormenores técnicos. Probablemente, su único “requisito” para acceder al puesto sea su “óptima” presentación, más no sus capacidades, experiencia y entrenamiento en esta delicada área que debe reclutar personas idóneas. 

Tener un recurso humano deficiente en atención al cliente representará altos costos en el largo plazo. Este personal debe estar capacitado y en constante supervisión, con la finalidad de garantizar el buen desarrollo de su faena diaria.

Existen establecimientos comerciales que, en cualquier instante, envían “compradores fantasmas” con la misión de hacer una rigurosa evaluación. De esta manera, se puede conocer su real destreza y desenvolvimiento. Por cuanto, concluido el proceso de entrenamiento, no siempre están a la altura del interés de la organización.

Además, se recomienda contar con un programa de incentivos económicos y estímulos que beneficie a este personal. Es imperioso que el equipo se sienta identificado con la compañía y posea comodidades logísticas, operativas, uniforme, etc., para ejecutar sus labores en el más provechoso “clima”, lo que redundará en la excelencia de su desempeño.

El recurso humano es el más valioso en una corporación y, por lo tanto, deben diseñarse políticas destinadas a asegurar su constante entrenamiento y correcto rendimiento. La calidad en la atención al cliente no debe ser una excepción y tenga en cuenta las palabras del popular escritor y humorista estadounidense Mark Twain: “Si respetas la importancia de tu trabajo, este, probablemente, te devolverá el favor”.

Por Wilfredo Pérez Ruiz

Expositor de etiqueta social en el Instituto de Secretariado ELA y la Corporación Educativa Columbia. Docente y consultor en protocolo, imagen personal e institucional y etiqueta.

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