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Los secretos de una secretaria

Etiqueta en la oficina
La palabra "secretaria" se refiere a alguien que guarda confidencias profesionales, particulares, empresariales, etc., que no deben ser conocidas por nadie. Su nombre original "secretarii" deriva del latín "secretum" y está relacionado con la información reservada que estos manejaban.
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Los secretos de una secretaria

 

Una secretaria cumple un rol de vital importancia en el quehacer de la empresa, por lo que no solamente se sugiere ostentar conocimientos, capacidades y destrezas que aseguren que su desempeño contribuya al desenvolvimiento de una jornada exitosa en términos funcionales. Su trajín es bastante más que, únicamente, cuestiones administrativas y operativas. Consiste en auxiliar, ofrecer orientación y cooperación en el cometido de la oficina y, por cierto, mantener la discreción como una virtud irrenunciable.

Aparte de su constante actualización y entrenamiento –propias de todo experto competente que aspira ocupar mejores ubicaciones laborales efectuará- una secretaria poseerá satisfactorio manejo de las comunicaciones, agradables modales, aptitudes de cortesía, sólidos principios, seguridad personal y tacto, entre otros favorables elementos de contemplar.

Frieda Holler en su sugestivo libro Ese dedo meñique en el trabajo refiere: “El secretariado convoca temas como las responsabilidades, la moralidad y la ética, y exige además tener presente una serie de aspectos de su vida: ser elegante pero sencilla, simpática pero recatada, moderna pero femenina, comunicativa pero discreta. De hecho, con su labor, eficiente y honesta, usted contribuye al bienestar general e infunde vida y belleza en su oficina”. Nada más acertado y oportuno.

El perfil de una secretaria incluye una adecuada presencia; excelente trato, amable y seria; inmejorable redacción y ortografía; facilidad de expresión verbal y escrita, con habilidad para interactuar en grupos; brillantes relaciones interpersonales, entusiasta y dinámica; potencial para trabajar en equipo y bajo presión, etc. Este es un pequeño listado de factores que se recomienda advertir.

Lo mencionado en el párrafo anterior no lo considere si tiene la intención de contar con una “secretaria” jovencita, de linda figura y sin las más mínimas condiciones académicas. Existen jefes en busca de estas “singulares” secretarias que, fácilmente, ponen al descubierto sus verdaderas intenciones. Usted motivará agudos comentarios a su alrededor, no tenga la menor duda. Recuerde que todo se sabe en una compañía y, por lo tanto, es conveniente que sus funcionarios asuman un comportamiento correcto, ejemplar y decente. Así evitará especulaciones acerca de su proceder.

No restemos trascendencia a la influencia de su óptima apariencia. Su vestimenta será sobria, cabellos recogidos, aretes pequeños, accesorios discretos, conjunto sastre, zapatos cerrados, perfume y maquillaje suave, ropa planchada, entre otras características inherentes a su cargo.

Una secretaria de primer nivel no termina de “arreglarse” por las mañanas al llegar a su centro de labores, ni acude con el pelo mojado o luce prendas brillosas, apretadas y atrevidas, entre otras “perlas” que percibo con frecuencia, incluso en entidades educativas. Bien dice una conocida frase: “En casa del herrero, cuchillo de palo”.

Sobre lo reseñado en estas líneas, deseo compartir una reciente experiencia. Concurrí a una institución en donde me recibió una adolescente secretaria con traje escotado que mientras desayunaba, hablaba por teléfono, miraba su correo electrónico y escuchaba salsa. Su despacho parecía un dormitorio infantil (por su improcedente decoración), su computadora estaba adornada con peluches y debajo del vidrio de su escritorio había variedad de fotos y tarjetas postales. Al verme se incomodó, me ofreció rápida atención y siguió disfrutando los alimentos, la plática y el llamativo fondo musical.

En reiteradas ocasiones he observado a secretarias en sus mesas de trabajo comer, masticar goma de mascar, retocarse, realizar llamadas privadas, reírse como en una “peña”, entre otras visibles y censurables deficiencias que se permiten por el “padrinazgo” que poseen con el jefe o dueño de la organización. Un proceder ausente de las elementales pautas propias de su responsabilidad. Pero, estas increíbles anomalías las noto también en empresas de prestigio que, al parecer, no otorgan mayor significado a la imagen de sus colaboradoras.

Por último, un profesional expresa con su actuar un conjunto de valores que lo distinguen. La gestión de una secretaria no está ajena a esta reflexión y, por supuesto, tenga en cuenta el enunciado del célebre filósofo alemán de la Ilustración, Immanuel Kant (1724 – 1804), uno de los pensadores más influyentes y prestigiosos de la Europa moderna: “Obra siempre de modo que tu conducta pudiera servir de principio a una ley universal”.

 

Por Wilfredo Pérez Ruiz

Docente, conferencista, periodista, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen profesional y etiqueta social.

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COMENTARIOS
1 comentarios      
mi secre es poderosa, ese es el unico secreto que importa
23 de julio 2011
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