Pymes: la gestión de documentos es vital para el negocio

Para las pymes no poder gestionar la información de la empresa podría suponer grandes pérdidas de tiempo y dinero, e incluso afectarla considerablemente en el largo plazo. Es por ello que la gestión de documentos es un aspecto vital para mantener en alto estándar cualquier tipo de negocio, permitiendo a los colaboradores un acceso rápido y transparente de la información tanto para uso interno como para situaciones de análisis y auditorías.

Bajo esa necesidad, muchas empresas optan por un software que les permita mantener y controlar el acceso a sus documentos. Invertir o no en un software de control de documentos depende en gran medida de la complejidad del sistema de gestión de calidad actual, así como del número y disponibilidad de los empleados para realizar las tareas. Si bien algunas empresas necesitan este software más o menos que otras, no cabe duda que contribuye notablemente a su crecimiento.

“Un software de control de documentos puede ser tan simple como usar un archivador metálico donde guardas políticas de la empresa, procedimientos, registros y documentos; o tan complejo como una aplicación completamente integrada que proporcione notificaciones a través de sistemas de correo electrónico” comentó Sonia Portugal, gerente general de EXACT. “Lo importante es que el software les permita establecer un orden, así como llevar a la práctica diferentes acciones que vayan desde enrutar documentos para su posterior revisión y aprobación, hasta notificar a los colaboradores cuando se necesiten capacitaciones y comunicar a los gerentes alguna necesidad” agregó.

Antes de que cualquier empresa, sea grande o pequeña, decida invertir en un software de control de documentos, debe evaluar cuidadosamente sus procesos actuales y determinar de manera detallada y exacta lo que espera de una aplicación de control de documentos, así como sus capacidades actuales de almacenamiento electrónico.

Para las pequeñas y medianas empresas (pymes), gestionar favorablemente sus documentos puede suponer una rentabilidad del 15%, reflejada en el aumento de la productividad y ahorro de tiempo-costo, así como una mayor colaboración y comunicación entre empleados a través del acceso rápido a ciertos documentos, y la constante actualización de las versiones de los mismos.

Actualmente EXACT promueve estos beneficios a través de su software Docuclass, que permite agilizar los flujos de información a través de Workflows de documentos. Igualmente, ofrece validaciones automáticas de los requisitos de cada documento, generación de dashboards y reportería, así como emisión de alertas de vencimientos de plazos.