La digitalización documental una gran oportunidad para las empresas peruanas

La revolución digital implica un desafío cada vez más trascendente para las empresas e instituciones; en ese marco, la digitalización documental no pasa desapercibida, sobretodo en Perú donde apenas un pequeño porcentaje de empresas mantienen esta práctica para agilizar sus flujos de información y generar transparencia en sus procesos.

“La transformación documental debe ser vista como un paso relevante en la transformación digital de las empresas peruanas. O, al menos, como una gran oportunidad” comentó Sonia Portugal, gerente general de EXACT. “Existen todavía muchas empresas, sobre todo pymes, que aún no comprenden el ahorro que supone traspasar su documentación al formato digital, un aproximado del 60% de costos administrativos (en impresión, gastos de distribución y archivo)” agregó.

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar; por ello, sean documentos o facturas es igual de importante un cambio en la gestión de la información de las empresas. Entre los beneficios de digitalización documental se encuentran: La optimización de procesos administrativos, con ahorro de tiempo y costes para emplearlos en otras áreas de la empresa; Una mayor seguridad y validez legal; Información en una misma plataforma de acceso rápido para clientes, proveedores y/o colaboradores; La prevención del deterioro de documentos; La seguridad y reducción del riesgo de pérdida o sustracción de la información; El cuidado del medio ambiente, para contribuir a la disminución de tala de árboles y el ahorro de agua; entre otros aspectos que hacen provechoso el cambio a un formato digital.

Si bien hay muchas empresas peruanas que están adoptando la transformación digital de documentos como una manera de mantenerse compitiendo en el mercado económico, esta realidad todavía supone un proceso difícil en vez de una ventaja competitiva. “Un modelo outsourcing resulta en estos casos una opción bastante eficaz de hacerle frente al proceso tedioso de digitalización. En EXACT llevamos 20 años trabajando bajo ese esquema, brindando un portafolio de soluciones tecnológicas de diseño propio; trabajamos también de la mano con diversas empresas de tecnología de la región, lo que nos permite automatizar cualquier tipo de proceso documental, asegurando el tiempo y dinero de nuestros clientes”  señaló Portugal.

Según estadísticas del Índice de Digitalización DiGiX 2017, Perú (0.39%) se encuentra por debajo de sus pares en la región como Chile (0.46%), Uruguay (0.45%), Brasil (0.43%), Venezuela (0.40%), Ecuador (0.40%) y Argentina (0.40%); pero supera a países como Colombia (0.37%), Paraguay (0.34%) y Bolivia (0.29%) que aún tienen dificultad por adaptar sus negocios a la transformación digital.