La importancia de la integración de procesos en la gestión documental

Durante los años 90, presionado por la globalización, se generaliza el concepto de reingeniería de procesos y empieza a difundirse la incorporación de sistemas integrados en la Gestión Administrativa.

Dichos sistemas integrados parten de un proceso de identificación y análisis de las principales funciones y entidades relevantes para la empresa, proponiendo un modelo de datos corporativo y aplicando programas de explotación para atender las distintas funciones requeridas en el negocio. Ésta es la esencia de los sistemas ERP, que ofrecen una base de datos amplia y estructurada para soportar de manera integrada, los distintos procesos que ejecuta la empresa.

Paralelamente al desarrollo de los sistemas ERP y potenciados por el avance y la disponibilidad de nuevas tecnologías, surgen los sistemas de Gestión Documental que permitieron la digitalización de imágenes, procedimientos automatizados, archivo y grabado en discos de seguridad. Internet se presenta luego como medio y una fuente inagotable de información y contenidos relevantes para una organización, que es cada vez más consciente que la información es un valioso activo.

Enterprise Content Management (ECM) es un conjunto de estrategias, métodos y herramientas, usadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenidos relacionados a los principales procesos del negocio. De acuerdo con Gartner Group, la solución ECM “es la tecnología que proporciona un medio para almacenar, localizar y recuperar fácilmente información existente en documentos y datos electrónicos durante todo su ciclo de vida”.

Así, permite lograr objetivos como: reducción de costos en las operaciones, incremento de la eficiencia en los procesos del negocio y agregar inteligencia a las informaciones estratégicas.

Tecnologías de estas características proveen también excelentes herramientas para aplicar los principios y filosofías propuestas por técnicas de productividad y reingeniería: simplificar y mejorar los procesos y sus tareas, revisando el trabajo y contenido que elaboramos o solicitamos, al mismo tiempo que facilitamos la integración de los procesos y las organizaciones involucradas.