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Miércoles 22 de mayo 2013

El protocolo, base para la buena organización

Por: Ricardo Sánchez-Serra
El protocolo, base para la buena organización
Foto: Difusión

Si uno quiere organizar un evento exitoso debe respetar el protocolo, esto es un conjunto de reglas para las ceremonias oficiales o tratamiento oficial que son las bases para la preparación, organización y ejecución. Es arte y ciencia.

Al respecto, la Academia Diplomática del Perú, que dirige con mucho acierto la Embajadora Liliana De Olarte, está desarrollando el curso “Protocolo y Ceremonial del Estado”, que ya va por la cuarta edición, y que es dictado por la Consejera en el Servicio Diplomático, Rosario Botton de Morales.
 
El que escribe estas líneas asistió al curso anterior, del que aprendí mucho y más aún con la dinámica y carisma de la expositora Botton, muy amena y didáctica; cuyas clases eran teórico prácticas y material audiovisual.

El curso es amplio, difunde las normas legales vigentes y aplicables al ceremonial del Estado peruano,  se aprende el cuadro general de precedencias, cómo es el ceremonial del Estado, cómo se dirigen las comunicaciones oficiales, la organización de firmas de convenios, condecoraciones; el tratamiento a las autoridades. Asimismo, se ha incluido la etiqueta oficial, es decir la forma cómo constituir la mesa (rectangular, redonda…) y sus modalidades… como el protocolo inglés, francés, entre otros importantes ítems. Eventos ante monumentos con invitados especiales, la colocación de arreglos florales, el programa, quién cierra el evento, etc.

Eso es lo teórico. En la práctica se dan muchas situaciones, que con el cimiento de la teoría y un poco de sentido común, se podrá organizar un evento exitoso. Además, se dan ejemplos prácticos; las intervenciones en clase y la asistencia son fundamentales.

Por ejemplo, el único que puede ser representado es el presidente de la República. Nadie más. Ninguna autoridad puede resentirse si a su enviado no lo colocan en el sitio de él. Cuando empieza la ceremonia, los invitados pueden ocupar los sitios delanteros y las autoridades tardonas se quedan sin su preeminencia, aunque se recomienda separar un par de sillas –a un costado- en primera fila.

Me ha sucedido casos como que el representante del Comandante General de la PNP quiso sentarse en el sitio de él en una ceremonia oficial y como se dijo que no era su lugar señaló que “se retiraba y que iba a informar a su general”. Le deseé buenas tardes y lo despedí amablemente. El problema era de él y no mío.

La “Biblia” del protocolo es el Cuadro General de Precedencias para actos y ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado (D.S. 100-2005-RE), así como el Ceremonial del Estado (D.S. 096-2005-RE). Ambas normas tienen como base jurídica las normas del Derecho Diplomático, la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961, y de la práctica diplomática.
Lo puede ver en: https://transparencia.rree.gob.pe/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=618&Itemid=87
 
El experto en protocolo es un profesional y las autoridades deben confiar en que su accionar es eminentemente técnico. Pero como dice la Consejera Botton, no nos convirtamos en “bonzos”, porque hay que evaluar escenarios y tener presente lo que se quiere transmitir, porque todo evento, tiene un objetivo determinado. En todo caso es el jefe directo quien podría cambiar la precedencia bajo su responsabilidad.

Ser sumamente amables, bien organizados, solucionar impasses rápidamente y respetar estrictamente las precedencias, son el secreto del éxito. Con respuestas objetivas, y bien sustentadas en la normatividad, serán la mejor fuente para conducir un evento oficial o institucional.

(*) Periodista. Miembro de la Prensa Extranjera. Analista internacional

Publicado en el diario Expreso, de Lima-Perú , el 22 de mayo de 2013

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COMENTARIOS
1 comentarios
Efectivamente quien han llevado el curso con la Dra. Botton en la Academia Diplomática saben perfectamente que no hay nadie que pueda tener tan alta calidad como profesional.
Es una pena ver cuánta ignorancia hay! Ahora cualquiera sale en la televisión y señala lo que mejor le parece, que hemos llegado al colmo que los propios chilenos nos hayan tenido que corregir, por nos saber discernir entre los honores de estado y un corredor de honor, básico no?
13 de junio 2014
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