Importancia del protocolo en los eventos

La adecuada aplicación del protocolo posibilita asegurar el éxito de los eventos sociales, empresariales y oficiales. Por lo tanto, es preciso percatarse de su administración con minuciosidad a fin de enaltecer cualquier actividad. Muchas veces lo aparentemente insignificante suele obviarse por desconocer su trascendencia.

El experto español José Antonio Urbina, dice: “Protocolo es aquella disciplina que con el realismo, técnica y arte determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante. Es todo, porque realmente es el arte y la técnica de la creación de las formas en las que se realiza la acción del estado”. A continuación mis alcances, aportes y sugerencias.

Para empezar, la invitación es la “carta de presentación” del acontecimiento. La calidad, el material, la redacción y la oportunidad con la que llega al destinatario, anticipa cómo será el certamen. Escriba un texto escueto, original, sencillo, evite imitar o copiar uno existente y sométalo (opcionalmente) a la evaluación de un corrector.

Emplee las palabras “brindis” o “coctel” en función de lo que vaya a ofrecer. El primero implica no más de 30 minutos aproximadamente, mientras lo segundo es más extenso y se ofrece mayor variedad de licores y bocaditos. Es conveniente poner el término exacto. El vocablo “recepción” sólo es destinada para actividades oficiales.

Los estandartes deben exhibirse sin revestimiento plástico y, además, en la ubicación correcta: el símbolo patrio a la derecha y el gremial a la izquierda del escenario. Si coloca los emblemas de pie, no es apropiado el de mesa y viceversa. No recargue la mesa de honor con demasiados elementos, ni confunda el escenario con el stand de una feria.

El acto conviene que se desarrolle en el tiempo dispuesto: sea escrupuloso e inhíbase de hacer esperar a los invitados como es frecuente en “perulandia”. Evada alterar la secuencia establecida para hacer intervenir a personalidades que no están consignados en la programación. En circunstancias formales la improvisación está fuera de lugar.

Algunas reflexiones sobre el flamante maestro de ceremonias. En nuestro medio concurren un abanico innumerable de moderadores con palpable desconocimiento de las mínimas disposiciones protocolares, a pesar de su dilatada experiencia e incluso siendo personas públicas convocadas con asiduidad para estos menesteres. Por ejemplo, acostumbran pedir “un voto de aplauso”, “saludamos con un fuerte aplauso”, etc. olvidando que las palmas no se solicitan; surgen espontáneamente. Escucho con reincidencia aseverar: “A continuación las sagradas notas del himno nacional del Perú. De pie por favor”. Bastaría: “Himno nacional del Perú”, es obvio que se entona de pie.

Jamás debe asumir un rol adulón o intentar convertirse en la “estrella” del certamen. Su criolla e improvisada formación, reflejada en reiteradas deficiencias, pueden generar la percepción que tan empañado desempeño es habitual. Debe dominar el uso de tratamientos honoríficos, precedencias y conceptos básicos de ceremonial. No exagero al subrayar la mediocridad de moderados incapaces de diferenciar un evento institucional con una fiesta infantil. La sobriedad en su atuendo y desenvolvimiento define el estilo.

Otro asunto importante está referido a los discursos. Aconsejo practicar y así prevenir intervenciones deslucidas. En ocasiones observo expositores carentes de elementos intelectuales y entrenamiento, lo que concluye perjudicando su imagen. La óptima participación de los oradores realza el acontecimiento. Al empezar rehúya decir: “Buenas noches con todos” (sólo: “Buenas noches”) y mencionar a todas las autoridades presentes. Sea atinado!

En tal sentido, reafirmo lo dicho en mi artículo “¿Sabe hablar en público?”: “Recuerde que la firmeza y naturalidad de su apariencia transmite certidumbre. Evite ‘jugar’ con objetos mientras habla; no se apoye demasiado en el podio, ni lo emplee como ‘escudo’ psicológico; mire a sus oyentes, la mirada nunca se rehúye, puede expresar duda o falta de transparencia; pronuncie adecuadamente y gradúe su volumen de voz en función del lugar; haga uso pertinente de las ayudas audiovisuales; establezca una relación empática con su público; use frases célebres, reflexiones y pensamientos al empezar o cerrar; tenga en cuenta las características intelectuales, profesionales, de edad, sexo y otras de la concurrencia; considere la hora, el clima y la comodidad de los asistentes para programar la extensión de su discurso. En fin, hay cuantiosos detalles que deben contemplarse al planificar una exposición con el propósito de satisfacer las expectativas del oyente”.

Un detalle agradable son las flores. Decorar el ambiente con arreglos florales dará mayor esplendor. El invitado las puede enviar con una tarjeta de felicitación, excusa o agradecimiento. Es una deferencia que expresa afecto, cordialidad y enriquece la relación humana y corporativa.

El anfitrión lucirá una vestimenta concordante con el acontecimiento. Recuerdo la singular convocatoria de una entidad educativa para una cena por el Día del Maestro en la que el dueño acudió con esmoquin. Sin embargo, la esquela decía el trillado “sport elegante”. Para colmo -bien dice la expresión: “en la casa del herrero, cuchara de palo”- no había cena, sino coctel. Una más para el largo anecdotario de incoherencias.

Me permito proponer al anfitrión ubicarse cercano a la entrada para dar la bienvenida a los asistentes. En un acto solemne puede constituirse una línea de saludo con su cónyuge y demás funcionarios de la empresa o integrantes de la familia. Según sea el caso.

En un banquete es adecuado alternar a las señoras y los señores. Nunca siente juntos dos damas, dos caballeros, una pareja de esposos, dos personas enemistadas y dos prójimos que no hablan el mismo idioma. Fomente la confraternidad reuniendo a sus comensales en diferentes mesas y evite conformar sectas amicales o familiares, como sucede en “perulandia”. Instalar un pequeño letrero con el nombre en su sitio facilitará este proceso de integración. Aunque existen seres humanos de precarios modales y huérfanas aptitudes de sociabilización que intentarán cambiar el orden establecido.

Todo ello, me trae a la memoria incontables colegas que deben coincidir, en los tradicionales desayunos navideños, con su califato para compartir limitadas charlas domésticas. De lo contrario, están más perdidos que ateo en concilio de obispos y ostentan la inelegancia de guardar lugar -al apostar sus carteras en los asientos vecinos- para su cofradía con la que, únicamente, pueden desenvolverse. Qué curioso: algunos dictan asignaturas de etiqueta social, desarrollo de la personalidad, motivación y liderazgo y afines. La pobreza emocional, cultural e interpersonal en su máxima y elocuente aserción.

Insisto en lo aseverado en mi artículo “Chuncholandia: ¿Un nuevo síndrome?”: “Esa pegajosa práctica de forjar, de manera excluyente, conexiones interpersonales en función de ciertas ‘logias’ restringe nuestro proceso de evolución. Precisamente cuando salimos del ‘área de confort’ y, por lo tanto, empezamos a entablar saludables relaciones con sujetos de distintas extracciones y actividades, ampliamos nuestra percepción de la diversidad humana. En consecuencia, fortalecemos nuestra autoestima y empatía al valorar, entender e interactuar con el prójimo”.

Por último, algunos tips de utilidad para los invitados: si la convocatoria es personal, no acuda acompañado; llegue puntual, así demostrará educación y excelente organización; agradezca la invitación por email o vía telefónica en los días posteriores; discúlpese con antelación si está imposibilitado de concurrir; no insinúe ser presentado a todos los concurrentes; eluda hacer comentarios en relación a la hora de servir la comida o los licores; las mujeres no acomoden sus bolsos en las sillas colindantes para “reservar sitio”; obvie distribuir sus tarjetas personales como volante; evite exhibir, jugar y mirar a cada instante su teléfono celular.

Los eventos constituyen una magnífica oportunidad para consolidar vínculos y contribuyen a extender las habilidades sociales. Son un medio beneficioso conducente a superar la entristecedora lacra autodenominada “chuncholandia” y, especialmente, amplía nuestra mirada acerca al contexto social. Recuerde: el protocolo ayudará a darle ese toque de prestancia requerido.

(*) Docente, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen y etiqueta social. http://wperezruiz.blogspot.com/