Tips sobre protocolo universitario

Desde hace algunos meses he observado con detenimiento las ceremonias de graduación de las universidades peruanas, privadas y públicas, y he llegado a la conclusión que, en su inmensa mayoría, la realización de este anhelado evento adolece de las consideraciones expuestas en el protocolo “universitario”. Seguidamente comparto mis apreciaciones.

Esta solemnidad es una de las más esperadas por las casas de estudios y, además, a través de éstas resaltan su identidad e imagen corporativa. “No hay que olvidar que los actos son el vehículo de conexión y comunicación con la comunidad universitaria, las instituciones y la sociedad en general y la herramienta que nos va a proporcionar potenciar la imagen de la universidad y trasladarla al exterior vistiéndola con sus mejores galas, definir el ámbito de autonomía dotándolo de una sistema propio de relaciones institucionales y permitir que el formalismo universitario cobre sentido y que las instituciones representadas puedan mantener el equilibrio necesario en las líneas de actuación”, señala Marisa Corcuera Mendoza, jefa de Protocolo de la Universidad de Burgos (España), en su documentada publicación “Manual de Protocolo Universitario”.

La minuciosidad, sobriedad y prestancia constituyen factores medulares al momento de su planificación. En tal sentido, el protocolo es un componente orientado a encausar, orientar y asesorar su desenvolvimiento. Una vez más, reitero: no confundamos su imprescindible rol y esquivemos verlo como una “camisa de fuerza” predestinada a limitar la creatividad al estructurar la ceremonia. Por el contrario, brinda los juicios para darle realce, equilibrio y respeto a este magno acontecimiento.

De modo que, existe un amplio trabajo técnico previo que exige destreza en la aplicación del protocolo. Desde el esbozo de las invitaciones, la elaboración del guion, la supervisión de los discursos, el uso apropiado de los tratamientos, el ordenamiento del ingreso de las comitivas, el bosquejo de diplomas, medallas, distinciones y premios, la disposición del brindis, las atenciones a los asistentes, el arreglo del auditorio, la iluminación, el escenario y la decoración.

Es importante el diseño de la invitación y emplear el holograma pertinente: si la actividad es de día se usará el sello seco blanco en alto relieve y de noche el sello seco color oro. La redacción contendrá la fecha, la hora y el lugar (en esa secuencia) y la vestimenta en la parte inferior. Solo debe figurar el vestuario del varón; a partir del que se deduce el de la dama. Su calidad y detalles guardará proporción con el acto; las etiquetas en los sobres son inelegantes y acompañe una segunda tarjeta cuando la información adicional sea extensa. Su tiempo de entrega es el “termómetro” de la calidad del certamen. Recuerde: “En ellas viaja la imagen de nuestra institución, contribuyendo a su buen nombre y prestigio”, afirma la autora del “Manual de Protocolo Universitario”.

Es necesario determinar el ingreso al auditorio de los alumnos, autoridades y concurrentes. Se sugiere la entrada de menor a mayor rango. Los directivos universitarios pueden esperar en una sala habilitada para este propósito hasta el inicio de la ceremonia, previa coordinación con el agente responsable. Es pertinente instruir a las anfitrionas acerca de la “ley de la derecha” para aplicarlo al conducir a los asistentes.

Con frecuencia es un “dolor de cabeza” la composición de las precedencias en la mesa de honor. Subsisten personas ansiosas de imponer su ubicación en claro desconocimiento del ceremonial. Recomiendo plantear una encabezada por el máximo jerarca de la universidad y a su derecha el padrino de la promoción y el resto de autoridades en función de su escalafón. Es indispensable desenvolverse con seguridad, conocimiento y tacto al definir las precedencias.

En caso asista un alto dignatario, como el jefe de Estado, se aplicará lo dispuesto en el Cuadro General y Cuadro Regional de Precedencias del Estado (D.S. 100-2005-RE). Si acuden cuantiosos funcionarios académicos y/o de otros claustros se puede habilitar mesas laterales con sus respectivas presidencias. En la principal estarán los individuos con directa participación en el suceso. Es fundamental emplear sólidos criterios al determinar las precedencias para defenderlas ante posibles y antojadizos cuestionamientos. “No olvidemos que el protocolo es lo que unifica, armoniza y engrandece un acto, por lo que nunca debe ser un elemento distorsionador”, precisa Marisa Corcuera Mendoza.

El programa será ajeno a expresiones cursis que, pudiendo ser aprobadas y aplaudidas por sus espectadores, desmerecen un episodio tan significativo. Por esta razón, reitero lo revelado en mi artículo “¿El protocolo en la graduación universitaria?” (2017): “…Esta solemnidad requiere de un esquema compatible con el protocolo universitario y alejado de actuaciones musicales, coreografías, bailes, recitales, juego de luces, aclamaciones y bombardas de papel picado al estilo de la ‘hora loca’. Parecerá exagerado este comentario; los videos en las redes sociales acreditan que solo faltan los zancos y el cotillón como para una festividad de año nuevo en un salsodromo. Sin duda, manifestaciones ausentes de sensatez, finesa y buen gusto”.

Aconsejo tomar como referencia el modelo empleado en la clausura del año lectivo de la Academia Diplomática del Perú. Es un ejemplo de la moderación propia del mundo académico y que, lamentablemente, resulta extraño apreciar en el “reino de perulandia” en donde lo recargado, fatigoso y barroco goza de simpatía. Sobre este particular, es incuestionable la ausencia de pericia de las áreas de protocolo de las universidades y de las empresas dedicadas a concebir estos acontecimientos. El mercado nacional está invadido de efímeras e improvisadas compañías promotoras de graduaciones -aparecidas en tiempos recientes para atender una accidental demanda- que, con su elocuente e insuficiente profesionalismo, desdibujan el ceremonial. Los múltiples videos en internet constituyen un testimonio inequívoco de este irresponsable “boom” comercial desprovisto de sapiencia y asertividad. Más aún si la clientela que predomina en demandar sus servicios proviene de una esfera social y cultural en la que lo folklórico, aparatoso y rústico amerita intensa aceptación y agrado.

La instalación de los escudos, banderas y signos visuales debe hacerse a partir de un discernimiento protocolar. Las banderas no pueden apostarse en el sitio más “simpático” para los anfitriones; deben lucir sin funda plástica y, por supuesto, el estandarte nacional a la derecha y el institucional a la izquierda. Si se ponen los banderines de mesa, no se exhiben los de pie.

Es importante desplegar una ornamentación que ofrezca esplendor. Las flores serán blancas y ocuparán un espacio acorde al contexto para evitar dificultar el acceso y sobrecargar el estrado. Decline poner sillas en el escenario con forro blanco, la mesa principal con mantel blanco y cubre mantel de un matiz contraste que la hace parecer, está última, para una fiesta temática. Las pautas para la armar la escenografía guardarán unidad en su delineación, color y tamaño. He divisado ceremonias en ambientes similares a una “pulpería”.

Al momento de los discursos persisten errores y omisiones de variada índole. Desde quienes leen mal, ponencias carentes de profundidad, disertaciones calcadas de ajenas pronunciadas en años anteriores y hasta empalagosas exposiciones atiborradas de anécdotas, chistes o comentarios personales que desdibujan la presentación. Ésta debe tener un valor intelectual. Use el tratamiento correcto al mencionar al rector, vicerrector, etcétera y obvie decir: “buenas noches con todos”, “excelentísimo”, “gracias a todos”, “pido un fuerte aplauso para…”, entre otras desacertadas frases.

“El traje académico es posiblemente uno de los símbolos más consolidados del protocolo universitario”, asevera la jefa de Protocolo de la Universidad de Burgos. Son infaltables la toga y el birrete. Si bien sus colores guardan similitud con los tonos corporativos, debe prescindirse logos y signos antiestéticos. El vestuario del público, autoridades y maestro de ceremonia será acorde a la gala comprendida en la convocatoria.

Para finalizar, reserve asientos para discapacitados, niños, periodistas y considere las medidas de seguridad. Tenga a la mano elementos de emergencia y realice cuantos ensayos se requieran con la finalidad de garantizar el éxito de esta imponente celebración que quedará grabada en el recuerdo de egresados y concurrentes. Ofrezca un brindis coherente a la ocasión, deseche todo lo que proyecte una percepción ausente de formalidad y excelencia. Jamás olvide las palabras del historiador, político y abogado argentino Arturo Torres: “El conocimiento se aprende por medio del estudio. La sabiduría por medio de la observación”.

(*) Docente, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen y etiqueta social. http://wperezruiz.blogspot.com/