La Gestión Documental es un término empleado para denominar al conjunto de normas y estrategias que se utilizan a la hora de gestionar todo tipo de documentos creados y recibidos por una organización o empresa. No es determinante el tipo de empresa que pueda ser, el rubro o los procesos que pueda manejar. Todas las empresas gestionan cierta cantidad de documentos. Por ello, es importante que se considere implementar un correcto sistema de Gestión Documental.
¿Pero cuántas de estas empresas gestionan de manera correcta sus documentos? Quizás te puedan interesar algunos datos otorgados por la IDC.
"El 33% de los procesos empresariales basados en documentos son defectuosos."
"3 de 4 encuestados indicaron que sufrieron riesgos empresariales o problemas de cumplimiento normativo"
En conclusión, un correcto manejo documental involucra satisfacer dos principales objetivos:
- Permitir que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente.
- Que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario.
Los Procesos Manuales son obsoletos para la gestión Documental.
Es sabido que hoy en día la tecnología ofrece innumerables beneficios en diversos campos o disciplinas. Los negocios no están exentos de ello. Por lo que, en la era digital, el proceso manual resulta obsoleto y problemático para las empresas que generan gran volumen de documentos.
¿Pero qué problemas genera un proceso manual en una empresa?
Extravío de Documentos Vitales: Esto es simple. Se pierden documentos a causa de un proceso manual, el cual no es automatizado. Es inevitable el error humano, pero es frustrante y problemático que el documento perdido resulte ser uno de vital importancia para su empresa, y esto le genere significativas pérdidas reflejadas en tiempo y dinero.
"El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden."
- Duplicidad de Documentos: Aquí aparece el error humano nuevamente. Sin embargo, si esto va de la mano con sistemas de almacenamiento físico, puede generarle pérdida de tiempo y desorganización. Ya que los diferentes criterios de almacenamiento en los diferentes directorios, muchas veces son improvisados y aleatorios, originando así, la duplicidad de documentos.
- Gastos en almacenamiento físico: Muchas empresas dedican espacio físico en almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones. Se estima que utilizan un 30% de espacio destinado al almacenaje de sus documentos. Incluso muchas de esas empresas tienen la necesidad de alquilar espacios exclusivamente para este propósito.
"Muchas empresas destinan u 30% de espacio físico para almacenamiento de documentación."
- Seguridad de la información: Muchas empresas manejan gran cantidad de DATA sensible o confidencial. Por lo que es importante poder elaborar una jerarquía en los permisos de acceso a dicha data. Sin embargo, esto suele ser complejo; y muchas empresas optan por no hacerlo, dejando su valiosa información expuesta a diversos tipos de ataques.
- Falta de visibilidad en los procesos: Muchas veces es muy difícil centralizar todos los documentos que ingresan por distintos medios, ya sean electrónicos o físicos. Cuando solo es necesario que uno o más colaboradores de la empresa puedan acceder de forma sencilla a dichos documentos, incluyendo a los documentos relacionados. Pero cuando esto no sucede, los errores son frecuentes generando más pérdida de dinero.
"Más del 70% de las empresas dejarían de existir si sufrieran una pérdida documentación en papel."
Para concluir este punto, queremos mostrar algunos datos que pueden resultar de interés, extraídos de un informe de la IDC sobre el promedio de horas que pierde un empleado en una semana de trabajo.
- 3,5 horas para la búsqueda de documentos.
- 3 horas para volver a crear documento tomando en cuenta que no se encontró el documento que se estaba buscando.
- 4,3 horas en la gestión de la aprobación de documentos.
Esto hace un total de 24% del tiempo de un profesional encargado de la búsqueda y el análisis de información 9,5 y 9,6 horas, respectivamente.
¿Cómo funciona un Sistema de Gestión Documental?
Un sistema o Software de Gestión Documental, principalmente, optimiza y automatiza los procesos documentales de su empresa. Lo cual debe permitir coordinar y tener el control de cualquier actividad relacionada con los procesos documentales. Desde la creación de un documento, la ubicación, el acceso y la preservación, son las actividades más importantes que deben realizarse de manera óptima.
Otro punto importante es la custodia y la recuperación inmediata de la documentación. Estos deben ser aspectos claves que un Sistema de Gestión Documental debería optimizar. Así como también, garantizar el buen funcionamiento de la empresa y el cumplimiento con la normativa vigente.
La importancia de la Gestión Documental en la Nube
Las alternativas en la Nube del mundo digital, cada vez está tomando más fuerza. Desde sistemas gratuitos de almacenamiento como Dropbox, Google Drive, y Wetransfer (para transferencias de archivos con fecha de caducidad) hasta sistemas complejos como el de la Gestión Documental.
Una de las ventajas de trabajar en la Nube, es que se vuelve más rentable al no tener la necesidad de invertir fuertes sumas de dinero en infraestructura interna. El tiempo que toma comprar e instalar hardware, software y recursos relacionados con el mantenimiento se verán reflejados en ahorro gracias a la implementación en la nube.
Cómo mencionamos líneas arriba, la seguridad es uno de los aspectos más importantes de toda organización que gestiona documentos. Y gracias a la tecnología basada en la nube, los documentos sensibles estarán incluso más seguros que en los departamentos de TI.
Principales Beneficios de un sistema de Gestión Documental
Ahorro de Dinero: Gracias a un sistema de Gestión Documental, la empresa experimentará un significativo ahorro de dinero que antes era destinado al pago de los honorarios del personal encargado del procesamiento, búsqueda y corrección de documentos importantes. El dinero invertido en espacio físico de almacenamiento, ya sea en la misma empresa o por medio de la tercerización, se verá reflejado en ahorro. Se estima que el ahorro oscila entre un 20% y 40%.
- Acceso rápido a los documentos: Con un sistema de gestión documental, la localización es inmediata y la gestión se realiza justo en el momento que se requiere. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Incentiva el trabajo colaborativo: Con un sistema de gestión documental se promueve la colaboración entre los empleados, especialmente a través de localizaciones geográficas. Al tener la posibilidad de acceder rápidamente a ciertos documentos y compartirlos a través de un espacio de trabajo en línea, los usuarios podrán trabajar juntos en un mismo proceso y sin ningún contratiempo.
- Integración con software externo: Existen muchas empresas que han implementado un sistema ERP o similar para el procesamiento de ciertos documentos. Pero existen algunos procesos que no pueden ser atendidos por el ERP. Hoy en día existen muchos sistemas de Gestión Documental que pueden integrarse con estos sistemas contables (ERP). Incluso existen software que son escalables y se adaptan a las necesidades que la empresa tenga. Lo cual puede ser muy diferente dependiendo del tipo de empresa, el tamaño, el rubro, etc.
- Mejora de la Relación con el Cliente: Cómo ya lo hemos mencionado líneas arriba. Gracias a un sistema de Gestión Documental, un empleado puede ubicar de forma rápida cualquier tipo de documento. Supongamos que un proveedor requiere procesar una factura de forma urgente. Ahora ya no tendrá que esperar días para poder saber si la factura ha sido procesada con éxito. Además, el sistema le alertará, mediante notificaciones, si existe algún problema con los documentos; lo cual permite la comunicación efectiva con nuestro proveedor. Así mismo ocurre con los clientes. No tendrán que esperar ni molestarse en llamar cada cierto tiempo para solicitar la búsqueda de algún documento o tipo de información.
- Evita extravíos de documentos importantes: Según una publicación de archicentro se estima que el 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los originales. De estos, el 7.5% de los documentos archivados en papel se pierden. Y un 3% de los documentos están mal archivados. El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
- Workflow de aprobaciones: Esos sistemas tienen la capacidad de crear diferentes flujos de trabajo para aprobar o rechazar cierto tipo de documentos. Esto lo puede hacer dependiendo del tipo de proceso que su empresa maneja (es escalable). Así mismo puede asignar niveles de aprobación entre sus empleados.
- Visión Global de los procesos: Gracias a estos sistemas, se podrá optimizar y organizar de la mejor manera sus procesos, evitando confusiones y errores. Y tendrá una visión más clara de los procesos documentales en su empresa.
"Más del 40% de empresas privadas usa un sistema informático. Su principal uso es el contable tributario " (www.camaralima.org.pe)
¿Qué empresas pueden implementar un sistema de Gestión Documental?
Lo cierto es que la Gestión Documental es aplicable a prácticamente cualquier sector. En especial aquellos que cuentan con una gran cantidad de documentos tanto digitales, como en papel.
Es por este motivo que algunas empresas, sin importar su tamaño, ya optan por implementar un sistema de gestión documental.
Entre las empresas que optaron en utilizar la gestión documental independientemente de su rubro y que la han adaptado en base a sus necesidades tenemos:
- Mineras, Hidrocarburos, Energía y Agro industrial
- Southern Perú Copper Corporation → Gestión Gráfica de Planta y Workflow de incidencias.
- Servicios Financieros
- Santander Consumer → Workflow de Créditos
- Cooperativa de Ahorro y Crédito Pacífico → Digitalización
- Banco Santander → Gestión Documental en Cloud
- Empresas de Asesoramiento Empresarial
- Price Waterhouse Coopers (PWC) → Archivo Digital
- Servicios y Actividades de Mantenimiento de Redes de Distribución
- Cobra → Gestión Documental y Cuentas por Pagar
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