¿Protocolo en los negocios internacionales?

Conocer aspectos concernientes a la diplomacia, el protocolo, la cultura y las habilidades blandas, en tiempos de ineludibles lazos globales, son determinantes para lograr los objetivos propuestos en un acercamiento empresarial. Estamos viviendo tiempos en los podemos arribar a favorables intercambios corporativos a partir de entender la dimensión y el impacto de la relación personal. 

Un exitoso trato de negocios empieza con la próspera vinculación iniciada entre las partes involucradas; en consecuencia, implica analizar los buenos modales, la inteligencia interpersonal, el lenguaje corporal, la comunicación asertiva, la imagen personal, entre otros componentes que conviene comenzar a apreciar e interiorizar. Por cierto, en todo enlace individual estarán presentes factores subjetivos y emocionales con los que estamos obligados a convivir.

Dentro de este contexto, se realizó con notable éxito los días jueves 9 (en inglés) y viernes (en español) 10 de diciembre 2021 la “Conferencia Internacional de Protocolo y Diplomacia Flexible” -organizada por PROTOCOLTODAY, prestigiosa consultora y academia holandesa especializada en consultoría y capacitación en protocolos y formación en competencias empresariales internacionales y editor del Magazine Mentalidad Global- que contó con destacados ponentes, participantes de 33 países, más de 12 embajadas, destacados empresarios, y periodistas de Diplomat Magazine EU.

Esta interesante actividad virtual abordó temas tendientes a complementar aquellas cuestiones que, en múltiples ocasiones, se omiten a pesar de sus imprescindibles repercusiones en la negociación con clientes y posibles socios estratégicos. Tengamos en cuenta: en el mundo de los negocios se aplican determinados “códigos” de reciprocidad humana válidos para cualquier contexto en el que nos situamos. En tal sentido, quiero comentar las cuatro documentadas ponencias en el idioma de Miguel de Cervantes.

La jornada empezó con la presentación del profesor Dewanand Mahadew, director general de New Economy Strategies (Holanda), a cargo del tópico “Comunicación impactante en los negocios internacionales”. Enfatizó la necesidad de poseer cautela y tacto a fin de evitar situaciones ofensivas y aseveró “el tino ayuda a una buena negociación y se debe comunicar de una manera tranquila y positiva”. Recomendó aplicar con agudeza la comprensión, la empatía, el respeto, la prudencia y la compasión.

Resaltó la urgencia de “sabernos desenvolver y navegar en todo el mundo de forma fácil. Es decir, ser capaces de ´sentirnos en casa´ para evitar ser vistos como extraños. Para esto hay que desarrollar una mentalidad global y entender y aprender sobre cultura, política y sistemas económicos para familiarizarnos con el país que visitamos”. Su intervención incluyó la globalización al precisar: “El mundo globalizado exige conectar competencias. Esto significa sentirnos cómodos y queridos en el lugar que visitamos. Debemos tener la capacidad de conectarnos con otras personas a pesar de las diferencias existentes”.

Hizo referencia a las destrezas interpersonales para “comunicar, persuadir y negociar y, además, tener una mentalidad crítica”. Es decir, ser conscientes de lo que hacemos de forma creativa, responsable y gozar de una imagen correcta. Sugirió desplegar las “habilidades de conocimiento, aprendizaje e imaginación”. Por último, reseñó los alcances de la apariencia y la manera de expresarnos, verbal y no verbal, en una conversación de negocios. Aparte de la primera impresión generada -que tarda unos cuantos segundos- y el concepto que se harán de nosotros.

Por su parte, el licenciado René Spaan, líder del proyecto Smart Mobility (Países Bajos), abordó “Anécdotas personales trabajando con la diplomacia mexicana”.  Empezó con una revelación inherente a su experiencia: “Si trabajas como muchas personas puede que existan quienes no cumplan con su palabra”, en referencia a la ausencia de seriedad en el ámbito empresarial. Puso especial énfasis en la credibilidad y en los factores “legales y financieros” en los negocios.

A partir de su reconocida trayectoria recomendó, al entablar acuerdos comerciales con México, “entender la cultura azteca para familiarizarse con las características culturales del país en el que se hace negocios”. Fue contundente en reiterar que este país no es “puro narcotráfico o actividades ilícitas” como se exhibe con frecuencia a través de los medios de comunicación a nivel internacional. Es una nación con un extraordinario potencial para hacer inversiones y posee una rica diversidad histórica.

El licenciado Gerardo Correa, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo (España), trató “Protocolo: Sentimiento para comunicar” estableció varias precisiones concluyentes orientadas a entender la función del protocolo y aseveró “el protocolo no es otra cosa que técnicas para organizar y se deben ocupar en cada país en función de las formas vigentes para comunicar. Hay que situarlo en el contexto en el que vivimos”. 

Expuso acerca de canalizar las distintas impresiones de los concurrentes a un evento a fin de hacer de éste una sensación inolvidable y, especialmente, afirmó que las ciencias sociales deben incorporarse en el protocolo para garantizar el objetivo propuesto. Fue terminante al decir: “Cada evento debe ser una experiencia capaz de generar en el público sentimientos y emociones”.

Aludió acerca de la “marca personal” y cómo contribuye a singularizar, definir y diferenciar. “Para singularizar y potenciar la marca de la entidad debemos generar impacto”, acotó.  Es un trabajo que compete, de forma organizada, a todas las áreas de la empresa y “pensando en una estrategia global de comunicación”. Finalmente, anotó “debemos cambiar el idioma o las palabras que empleamos los expertos en protocolo para adecuarnos al público. Corresponde trasladar el mensaje del protocolo en forma sencilla a la sociedad”.

La magister Adriana Flores, experta en Protocolo & Diplomacia, y fundadora de ProtocolToday (Países Bajos), al disertar el tema “El impacto del protocolo y las habilidades diplomáticas en los negocios internacionales” comentó como la “internacionalización” ha afectado la vida de los países.  Por lo tanto, dijo “debemos saber conectarnos y estar capacitados para tratar con empresarios y proveedores. Requerimos conocer las normas de etiqueta, protocolo y ética profesional”.

Destacó la trascendencia de los conocimientos en el permanente crecimiento profesional y cómo “facilitarán que se abran nuevas puertas en el escenario laboral” y enfatizó “cada uno de nosotros debe ser el mejor embajador de su propio país en el mundo”. Compartió su variada experiencia -en diversos escenarios internacionales- y propuso crear un estilo de “vida de negocios” para trabajar.

No evadió referirse a la connotación de la “imagen personal”. Aconsejó “dar la primera buena impresión con impacto. En cuestión de negocios la etiqueta es muy importante. Debemos adaptarnos al lugar al que vamos a hacer negocios”. Reflexionó sobre el comportamiento comedido que incluye valores, ética y, claro está, una trayectoria impecable que inspire respeto y confianza.

Subrayó que “conviene estar al tanto de las jerarquías del país que visitamos y conocer las banderas y símbolos. Las banderas de una empresa no deben estar al lado de los emblemas de los Estados. Debemos saber sobre los asuntos concernientes a los regalos. Las compañías y embajadas deben tener su propio protocolo de los regalos en donde establecen precios, detalles y formas de entrega. Es un símbolo de amistad que significa ´usted es importante y lo apreciamos´” y exhortó dar la tarjeta profesional en concordancia con el contexto cultural de la región en la que nos encontramos.

El licenciado Héctor G. Pérez, presidente de la Cadena Empresarial Enlazadot (México), al sustentar “La residencia empresarial” formuló un amplio e interesante recuento de la situación en su país y afirmó “en México cuando va mal es cuando más sacamos fuerzas”. Recalcó la “resiliencia” como la capacidad para adaptarnos a una situación adversa, obteniendo resultados positivos. 

Fue categórico en su visión sobre el proceso de adaptación y evolución en México para los tiempos venideros. “Las redes sociales y la digitalización han ayudado a captar dinero”, puntualizó. Por último, dio un mensaje esperanzador al incidir: “Debemos creer en nosotros. No vale la pena sino creemos en cada uno de nosotros. Es un condimento en nosotros. Tenemos que ser empáticos con los demás en momentos adversos”.

Un encuentro enriquecedor, reflexivo, colmado de aportes y encaminado a resaltar el alcance y valía, en su real y amplia connotación, del protocolo como un imprescindible componente del quehacer corporativo y, por lo tanto, una disciplina imperiosa de emplear en el siempre anhelado engrandecimiento corporativo. Evoco las pertinentes y vigentes palabras de Adriana Flores: “El poder del protocolo es importante; es el arte de la comunicación”.

(*) Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas. http://wperezruiz.blogspot.com/